Posta elettronica o e-mail (4)

1286818485_r41286818485_r41286818485_r41286818485_r4

In questo articolo: Scrivere una mail, I campi da compilare, Consigli sullo stile dalla mail, Supporti alla scrittura, Questioni di privacy e di prudenza, Inviare, Quando la spedizione fallisce.
Livello di difficoltà: facile

Scrivere una mail

Dopo il Login, siamo arrviati nella pagina web della nostra posta elettronica (Vedi PE 3). Vediamo sulla destra l’elenco delle mail arrivate. Vogliamo ora scriverne una noi. Da qualche parte della pagina troviamo una scritta tipo:

  • Scrivi” in Gmail e in Libero mail
  • Componi” in Yahhoo mail
  • Nuovo” in Outlook.com

Il significato è sempre lo stesso. Selezioniamo la scritta( cliccandoci sopra) e appare quello che ci serve per scrivere la nostra mail. Si tratta di un riquadro (con disposizioni, comandi e colori vari e diversi, ma con le stesse funzioni di base) che possiamo immaginare come la busta (la parte alta) e la pagina della nostra lettera che vogliamo scrivere (la parte in basso). Troviamo dei campi (finestrelle in cui scrivere),  più o meno in vista, di cui tre di uso corrente (in neretto) e due di uso meno frequente (in blu). Un solo campo è da compilare assolutamente perchè la mail possa partire ed è il primo, anche se non ha molto senso spedire una mail praticamente vuota.

Il modulo per scrivere una mail in Yahoo, una volta aperti tutti i campi

I campi sono i seguenti (tra parentesi le stesse voci in inglese che potrebbe capitarvi di incontrare):

  • A (To)
  • Cc (Cc)
  • Ccn (Bcc)
  • Oggetto (Subject)
  • il contenuto della mail

I campi da compilare

A (To)

Lo spazio per l’indirizzo del destinatario (di solito uno solo) tipo: pincopallino@yahoo.it
Con il tempo ci accorgeremo che la nostra posta elettronica disporrà di una Rubrica o elenco di contatti che ci aiuterà a compilare gli indirizzi. In genere basterà cominciare a scrivere Pinc… e apparirà per esteso  l’indirizzo pincopallino@yahoo.it. Riparleremo della rubrica.

Cc (Cc)

Se qui scrivo un altro indirizzo questo destinatario riceverà una copia (Copia conforme, in inglese Carbon copy) della mail. Sia il primo destinatario che il secondo vedranno a chi è stata spedita la mail e leggeranno i due indirizzi. In Cc a volte si mettono vari indirizzi. In tale caso tutti riceveranno la mail e vedranno l’indirizzo degli altri.

Ccn (Bcc)

Serve a inviare una mail a uno o più destinatari nascosti (Ccn sta per Copia carbone nascosta, in inglese Blind carbon copy) in modo che gli altri destinatari in chiaro non lo sappiano. Nessuno fra coloro che riceverà la mail vedrà gli indirizzi scritti qui.

Oggetto (Subject)

Una specie di titolo della mail. Va scelto con cura se vogliamo che il destinatario individui facilmente la mail fra tante. In genere chi riceve le mail vede l’elenco delle mail in arrivo in cui appaiono indirizzo del mittente, oggettodata della spedizione.

Considerando che chi usa molto la PE può ricevere decine e decine di mail al giorno e che pertanto non avrà nemmeno il tempo di leggerle tutte, l’oggetto potrà essere decisivo per la selezione.

In Gmail nella posta in arrivo si vedono l’oggetto e, se questo è breve o manca del tutto, le prime parole del contenuto.

Il contenuto della mail

Ovviamente si può scrivere quello che si vuole (con qualche limite). Ci sono però delle differenze rispetto alla corrispondenza cartacea, delle convenzioni diverse che è bene conoscere e delle regole di buon comportamente (netiquette, argomento che riprenderemo) che conviene rispettare.

Consigli sullo stile della mail

Forma, convenevoli e convenzioni

  • É consentito un linguaggio poco formale, più vicino al parlato che allo scritto, specie se ci si rivolge ad amici e conoscenti. Le mail si scrivono rapidamente… qualche errore di ortografia o di digitazione non è la fine del mondo, l’importante è invece che il significato sia chiaro, cosa che non dobbiamo dare per scontata.  Il discorso cambia se si scrive una mail di carattere ufficiale o rivolta a qualche persona che richiede particolare rispetto.
  • Va bene una scrittura informale, ma non quella degli SMS, che fa uso di abbreviazioni spesso irritanti per chi legge una mail.
  • Non è necessario iniziare la mail citando il destinatario preceduto da eventuali convenevoli tipo: “Caro Pinco”. La cortesia però può essere gradita da chi legge. Ogni tanto si può fare…
  • Non si mettono in chiusura luogo e data come si fa nella lettere tradizionali. La data appare automaticamente.
  • Saluti e firma non sono indispensabili tuttavia la mail diventa più chiara se alla fine del testo si lascia una riga vuota, un breve saluto e , di nuovo a capo, nome o nome e cognome.
  • Della netiquette riparleremo, tuttavia è bene sapere fin da subito che un testo in carattere maiuscolo viene interpretato come  qualcosa di gridato. É meglio evitare.

Supporti alla scrittura

  • Salvataggio in bozza: se di solito le mail si scrivono di getto, capita a tutti di essere interrotti e di dover impegare più tempo del previsto. Siamo on line (stiamo parlando di web mail) e se il collegamento si interrompe rischiamo di perdere il nostro lavoro. Ogni tanto possiamo salvare quello che abbiamo scritto. Lo ritroveremo nella cartella Bozze.  Alcuni sistemi di PE, come Gmail, lo fanno automaticamente. Vedremo apparire in basso a destra una scritta tipo ” Il messaggio è stato salvato alle ore…”
  • Correzione ortografica: la maggior parte dei servizi di PE dispone della correzione ortografica più o meno evoluta ed affidabile.  Una volta scritta la mail è consigliabile attivare la correzione ortografica. Si risparmierà almeno qualche piccolo fastidio, se non tutti, a chi dovrà leggere.

Questioni di privacy e di prudenza

Quando spediamo una mail non sappiamo mai con certezza dove questa andrà a finire e chi la potrà leggere… magari chissà dove e chissà quando. Una mail ricevuta può essere inoltrata a chiunque a nostra insaputa e magari anche a insaputa del destinatario. Ci sono dei virus che lo fanno.  Lo può fare chiunque manovrando maldestramente la PE.

Aggiungiamo che è ben noto che la PE elettronica può essere controllata (filtrata), magari letta automaticamente da altri computer, sia in modo legale (Internet non sempre risponde alle leggi nazionali), che discutibile o addirittura illegale. Un filtro software potrebbe cercare parole particolari, magari solo per scoprire (tracciare) in nostri gusti e mandarci poi pubblicità mirata. Parliamo in una mail di scarpe e riceviamo poi pubblicità di scarpe.

Sia come sia, è consigliabile non scrivere mai cose che potrebbero ledere la dignità di qualcuno ed evitare argomenti scottanti.

Siamo anche prudenti: non scriviamo a chiunque, per esempio, che stiamo per partire per un viaggio, lasciando incustodita una preziosa collezione…

Altra cosa da evitare è affidare alla PE corrente messagi di grande importanza. Il destinatario potrebbe dire, magari ache a ragione, di non aver mai ricevuto il messaggio. Per certe cose è consigliabile usare la PEC (Posta Elettronica certificata)

Inviare

Una volta scritta e corretta la mail non resta che inviarla. Troviamo il comando “Invia” in alto o/e in basso. Per sapere se la mail è stata inviata, possiamo controllare nell’apposita cartella della Posta Inviata. Se la vediamo lì possiamo stare abbastanza tranquilli… a meno che l’indirizzo sia sbagliato o si sia presentato qualche altro inghippo.

Quando le spedizione fallisce

Possono verificarsi i seguenti casi:

  • L’indirizzo è sbagliato e non esiste: riceveremo dopo qualche tempo un avviso in inglese che il server di PE non è stato in grado di inoltrare la mail perchè l’indirizzo è inesistente.
  • L’indirizzo è sbagliato ma esiste: la mail sarà recapitata ad un altro destinatario che se vorrà si farà vivo, altrimenti non sapremo mai dell’errore.
  • La casella del destinatario è piena: riceveremo un avviso simile a quello del primo caso.

Rimedi?

Nel primo e nel secondo caso occorre controllare con attenzione l’indirizzo utilizzato. Nel terzo caso non c’è molto da fare. Possiamo riprovare dopo qualche tempo oppure  sollecitare con altri mezzi il destinatario a scaricare la sua posta liberando la sua casella.

É possibile chiedere al destinatario la conferma della ricezione. Si tratta di una pratica un pochino fastidiosa, può darsi che il destinatrio non si prenda la briga di confermare, o che il sistema il servizio di PE del destinatario non lo consenta. In sostanza la conferma della ricezione non garantisce molto.

Per comunicazioni di grande importanza è  meglio usare la PEC.

Per scelta formato testo, emoticons, rispondere, allegati, firma, ecc. a prossimo articolo.

Annunci
Questa voce è stata pubblicata in Posta elettronica, Sicurezza e contrassegnata con , , , , , , . Contrassegna il permalink.

Rispondi

Inserisci i tuoi dati qui sotto o clicca su un'icona per effettuare l'accesso:

Logo WordPress.com

Stai commentando usando il tuo account WordPress.com. Chiudi sessione / Modifica )

Foto Twitter

Stai commentando usando il tuo account Twitter. Chiudi sessione / Modifica )

Foto di Facebook

Stai commentando usando il tuo account Facebook. Chiudi sessione / Modifica )

Google+ photo

Stai commentando usando il tuo account Google+. Chiudi sessione / Modifica )

Connessione a %s...